Единнен административен документ (ЕАД) и Допълнителен ЕАД

Съгласно разпоредбите на Митническия кодекс на Съюза (Регламент (ЕС) №952/2013 на Европейския парламент и на Съвета), всяка стока, предназначена да бъде поставена под митнически режим, подлежи на деклариране за съответния режим. Писменото деклариране по нормалната процедура се извършва с митническа декларация по образец и по нормативно определен ред (чл. 158 от Митническия кодекс на Съюза).
Официалният образец на писмена митническа декларация е Единният административен документ (ЕАД). Бланките на митническата декларация трябва да отговарят на определени изисквания за вид, размер, тегло и качество на хартията, цветното маркиране на отделните формуляри, разположението и размера на клетките. Митническите декларации се подават чрез формулярите, поместени в приложение 9, допълнения Б1—Г1 от Делегирания регламент на Комисията(ЕС) 2016/341 от 17 декември 2015 година.
ЕАД може да се изготви и представи пред компетентните митнически органи лично от титуляра на режима или от негов представител, стига той да е надлежно упълномощен за това. Подадена в митническо учреждение и подписана от декларатора, тя го прави отговорен за верността на данните в нея, автентичността на приложените документи и спазването на всички задължения, които могат да последват от поставянето на декларираните стоки под съответния митнически режим. Митническата декларация се приема с регистрирането й в митническото учреждение, като служителя вписва регистрационния номер и датата на нейното приемане и ги заверява с подпис и личен печат. В митническото учреждение, приело декларацията, се водят регистри по видове, по митнически режими и по субекти на митническия контрол. За всеки основен митнически режим се завежда отделен регистър, в който се регистрират приетите митнически декларации за съответния режим. С въвеждането в действие на БИМИС (Българска Интегрирана Митническа Информационна Система) регистирте се водят автоматизирано и номерата на митническите декларации се извеждат от самата система.
ЕАД се попълва за всяка стока, имаща отделен тарифен номер по Митническата тарифа на ЕС, при спазване на разпоредбите за поставяне под съответния митнически режим. Когато пратката съдържа стоки с различни тарифни номера и при условие, че изискваните за тези стоки данни в клетки от №1 до №30 (без №16, 18, 21 и 29) и клетка №37 съвпадат, към ЕАД могат да се прилагат една или повече допълнителни декларации (ДЕАД), които са неделима част от митническата декларация и съдържат необходимия брой формуляри за поставяне на стоките под съответния митнически режим. Всички стоки в ЕАД и приложените към него ДЕАД трябва да бъдат натоварени на едно превозно средство.

Единният административен документ и допълнителните му екземпляри се подават по електронен път към митническите информационни системи, но е възможно и представянето им в комплект от формуляри на хартия, изисквани за съответния митнически режим:
- при износ, пасивно усъвършенстване, реекспорт: екземпляри 1, 2 и 3;
- при външен съюзен транзит: екземпляри 1, 4 и 5;
- при вътрешен съюзен транзит (T2L): екземпляри 1, 4 и 5;
- при внос: екземпляри 6, 7 и 8.

Предназначенията на формулярите на ЕАД и ДЕАД са:

екземпляр 1 се съхранява от органите на държавата членка, в която се извършват формалностите по износа (изпращането) или съюзния транзит,
екземпляр 2 се използва за статистически цели от държавата членка на износ. Този екземпляр може да се използва също и за статистически цели от държавата членка на изпращане в случаите на търговия между части от митническата територия на Съюза с различен данъчен режим,
екземпляр 3 се връща на износителя, след като е бил подпечатан от митническия орган,
екземпляр 4 се съхранява в получаващото митническо учреждение след завършване на операцията по съюзен транзит или като документ, доказващ митническия статус на съюзни стоки,
екземпляр 5 е екземплярът за връщане при режим съюзен транзит,
екземпляр 6 се съхранява от органите на държавата членка, в която се извършват формалностите по вноса,
екземпляр 7 се използва за статистически цели от държавата членка на внос. Този екземпляр може да се използва също и за статистически цели от държавата членка на внос в случаите на търговия между части от митническата територия на Съюза с различен данъчен режим,
екземпляр 8 се връща на получателя.

Митническата декларация се попълва на български език на печатащо устройство. Деклараторът попълва само цифровите клетки, а клетките с индикатор главни букви се попълват от митническите служители.
Формулярите съдържат редица клетки, като само част от тях се използват в зависимост от съответния митнически режим (режими). Без да се засяга прилагането на опростени процедури, клетките, които могат да бъдат попълнени за всеки режим, са както следва:
- при износ са №1 (първо и второ подразделение), 2, 3, 5, 8, 9, 11, 14, 16, 17, 17а, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34а, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 44, 46, 47, 48, 49 и 54;
- при реекспорт (износ + транзит) с ЕАД се попълват и клетки №1 (трето подразделение), 15, 50 и 53 съгласно разпоредбите на режим транзит.
- при внасяне (без режим митническо складиране) са, както следва: 1 (първо и второ подразделение), 2, 3, 5, 6, 8, 9, 11, 14, 15, 15а, 16, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34а, 35, 36, 37, 38, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49 и 54.
- при режим митническо складиране се попълват следните клетки на ЕАД: 1 (първо и второ подразделение), 2, 3, 5, 8, 14, 15, 15а, 16, 19, 21, 25, 26, 27, 29, 30, 31, 32, 33, 34а, 35, 37, 38, 40, 41, 46, 47, 49 и 54.
- при режим транзит се изисква попълването на клетките с номера: 1 (трето подразделение), 2, 3, 4, 5, 6, 8, 15, 17, 18, 19, 21, 25, 27, 31, 32, 33 (първо подразделение), 35, 38, 40, 44, 50, 52, 53, 55 и 56 (клетките със зелен фон).

След приемане на митническата декларация по искане на декларатора, митническите органи могат да му разрешат извършването на една или повече поправки в декларацията, но без включването на стоки, различни от първоначално декларираните. Поправките могат да се извършат и чрез подаване на нова декларация, предназначена да замени първоначалната. Новата декларация има същия регистрационен номер и дата на приемане като първоначалната митническа декларация.
Подадената пред митническите контролни органи декларация (ЕАД) и стоки подлежат на различни по съдържание проверки с документален и фактически характер, т.е. следи се дали описаните в ЕАД стоки отговарят на действително представените. Целта е да се установи пълнотата и точността на информацията в нея, да се открият и коригират по възможност допуснатите грешки или да се предотврати осъществяването на незаконосъобразни операции.
Важна особеност е, че митническата декларация по искане на декларатора може да бъде анулирана от митническите органи. Това може да стане само в случай, когато деклараторът докаже, че стоката е била декларирана погрешно за съответния митнически режим или че поради особени обстоятелства оставянето й под декларирания митнически режим е неоправдано. Анулирането й обаче може да бъде възпрепятствано ако митническите органи са дали разрешение за вдигане на стоката, макар че някои изключения от това правило са предвидени в законодателството.